Digitales Onboarding (Teil 1) –

Warum digitales Onboarding im Remote-Zeitalter unverzichtbar ist

Auch wenn die Corona-Pandemie im Alltag keine Rolle mehr spielt, hat sie in der Arbeitswelt nachhaltige Spuren hinterlassen: In vielen Branchen hat der Anteil der Remotearbeit stark zugenommen. Aktuelle Zahlen belegen den anhaltenden Trend: Laut einer Bitkom-Umfrage vom Juni 2024 arbeiten 68% der deutschen Mitarbeitenden mindestens teilweise im Homeoffice, während das ifo-Institut für Februar 2024 einen stabilen Wert von 24,1% der Beschäftigten im Homeoffice verzeichnet. Besonders relevant: Der 2024 State of Employee Onboarding Report zeigt eindrucksvoll, dass Mitarbeitende mit einem herausragenden digitalen Onboarding 46% zufriedener mit ihrer Arbeitgeberwahl sind und 40% schneller produktiv werden. Wer früh in strukturierte, digital gestützte Onboarding-Prozesse investiert, reduziert nachweislich die Fluktuationsrate und verkürzt die Einarbeitungszeit signifikant.

Die 3 Phasen des erfolgreichen Onboarding-Prozesses

Ein typischer Onboarding-Prozess kann in drei Phasen unterteil werden: Preboarding, Orientierung und Integration. Diese Phasen sind sowohl für die analoge als auch digitale Einarbeitung relevant und sollten bei der Gestaltung eines Onboarding-Prozesses immer berücksichtigt werden.

Phase 1: Preboarding – der erste Eindruck zählt

Das Preboarding ist die erste Phase im Onboarding-Prozess und beginnt mit der Vertragsunterzeichnung. Diese Phase geht bis zum ersten Arbeitstag. Der Fokus liegt darauf, neue Mitarbeitende an die Hand zu nehmen und ihre Fragen zu klären. Durch die Bereitstellung relevanter Informationen vor dem offiziellen Arbeitsbeginn können sich die neuen Teammitglieder bereits mit dem Unternehmen vertraut machen und erste Kontakte zu zukünftigen Kolleginnen und Kollegen knüpfen. Durch die aktive Bereitstellung von Informationen wie Unternehmensleitlinien, Organigrammen oder Einführungsvideos schaffen Sie eine Basis für Vertrauen und Orientierung. So fühlen sich die neuen Mitarbeitenden von Anfang an gut aufgehoben und vorbereitet.

Phase 2: Orientierung – strukturierte Einarbeitung in den ersten 3 Monaten

An das Preboarding schließt sich nahtlos die etwa dreimonatige Orientierungsphase mit dem ersten Arbeitstag an. Der erste Eindruck ist entscheidend und sollte bei den neuen Mitarbeitenden positiv in Erinnerung bleiben. Damit dies gelingt, müssen Soft- und Hardware vom ersten Tag an einsatzbereit sein – nichts ist frustrierender, als wenn man stundenlang mit der Technik kämpfen muss und nicht starten kann. Ebenso wichtig ist eine strukturierte Einführung in die Aufgaben und Prozesse, sowohl des Unternehmens als auch der jeweiligen Abteilung. In den ersten Wochen sollten außerdem konkrete Ziele und Erwartungen definiert werden, an denen sich die neuen Mitarbeitenden orientieren können. Was nicht unterschätzt werden darf: die persönliche Komponente. Optimal ist es, wenn die „Newcomer“ bereits in den ersten Tagen die Gelegenheit haben, ihre neuen Kolleginnen und Kollegen kennenzulernen. Verschiedene Formate wie Team-Meetings, Einführungsveranstaltungen oder informelle Treffen, wie gemeinsame (virtuelle) Kaffee- oder Mittagspausen, können dabei helfen.

Phase 3: Integration – vollständige Team-Einbindung bis Monat 6

Von der Orientierungsphase geht es direkt in die Integrationsphase. In den ersten sechs Monaten steht eine optimale fachliche Einarbeitung im Vordergrund. Ziel ist es, dass die neuen Mitarbeitenden nicht nur die Abläufe und Aufgaben verstehen, sondern auch eigene Ideen einbringen und selbstständig umsetzen können. Ein strukturierter Einarbeitungsplan bildet dafür die Grundlage. Regelmäßige Feedbackgespräche sind in dieser Phase sehr wichtig. Sie stellen sicher, dass keine Missverständnisse in den gegenseitigen Erwartungen entstehen. Auch der soziale Aspekt sollte nicht vernachlässigt werden. Teamevents und informelle Treffen bieten eine gute Gelegenheit, die neuen Kolleginnen und Kollegen besser kennen zu lernen und eine persönliche Bindung aufzubauen. Am Ende der Integrationsphase sollten die neuen Mitarbeitenden nicht nur fachlich vollständig eingearbeitet, sondern auch komplett ins Team integriert sein. So schaffen Sie die Basis für eine langfristige und erfolgreiche Zusammenarbeit.

Digitales Onboarding – Hindernis oder Chance?

Beim digitalen Onboarding kann die fachliche Komponente durch einen intelligenten Mix verschiedener Formate hervorragend abgedeckt werden. E-Learning, Team-Websessions, virtuelle Workshops und individuelle Video-Calls sind hier besonders effektiv. Damit das alles beim Onboarding einen guten ersten Eindruck hinterlässt, Spaß macht und die Inhalte im Gedächtnis bleiben, sollten die Inhalte gut gemacht sein: aktuell, verständlich, interaktiv, unterhaltsam und didaktisch sinnvoll.

Vorteile für Unternehmen: Skalierbarkeit und Effizienz

Wenn all diese Aspekte erfolgreich umgesetzt werden, kann die Digitalisierung des Onboardings eine echte Chance für Unternehmen sein. Einmal erstellte Inhalte können in Form von E-Learning-Modulen immer wieder verwendet, mit geringem Aufwand angepasst und aktuell gehalten werden. Der Aufwand für Präsenzschulungen wird dadurch deutlich reduziert.

Übrigens: In unserem KI-Autorentool knowtion finden Sie eine bereits mit Inhalten gefüllte Onboarding-Themenvorlage. Diese können Sie direkt so verwenden oder nach Ihren Wünschen anpassen.

Vorteile für Mitarbeitende: Flexibilität und Selbstbestimmung

Auch für die Mitarbeitenden bietet digitales Onboarding zahlreiche Vorteile: Sie können zeit- und ortsunabhängig auf die Inhalte zugreifen, sind nicht von der Verfügbarkeit ihrer Kolleginnen und Kollegen abhängig und können in ihrem eigenen Tempo lernen. Zudem können sie die Inhalte jederzeit erneut abrufen und ihr Wissen bei Bedarf auffrischen.

Die größte Herausforderung: Soziale Integration

Größte Herausforderung beim digitalen Onboarding bleibt jedoch die soziale Komponente. Die üblichen gemeinsamen Mittagspausen oder Gespräche an der Kaffeemaschine im Büro müssen durch alternative Formate ersetzt werden, damit sich die neuen Mitarbeitenden auch persönlich willkommen fühlen und schnell ins Team integriert werden. Dabei kann die räumliche Distanz eine Hürde darstellen, die jedoch mit etwas Mehraufwand und kreativen Ideen überwunden werden kann. Eine Kaffeepause funktioniert zum Beispiel auch digital sehr gut – zwar geht die Spontaneität etwas verloren, aber dennoch kann man sich bei einem vorgeplanten Termin besser kennenlernen.

Eine besondere Herausforderung stellt dabei die Generation Z dar, die inzwischen verstärkt den Arbeitsmarkt betritt. Diese Digital Natives, und teilweise AI Natives, haben andere Erwartungen an Onboarding-Prozesse und bevorzugen interaktive, multimediale Lernformate sowie regelmäßiges Feedback. Unternehmen müssen ihre Onboarding-Strategien entsprechend anpassen, um diese wichtige Zielgruppe erfolgreich zu integrieren.

Im zweiten Teil dieser Blogreihe geben wir Ihnen sieben konkrete Tipps, wie Sie neue Mitarbeitende erfolgreich (digital) einarbeiten.