Tools zur Distribution von Lerninhalten

12. Januar 2021 8 Minuten Lesezeit E-LearningTipps & Tricks

Ken Weid
Senior Account Manager

Was Sie aus diesem Artikel mitnehmen:

  • Wie Sie auch mit einfachen Tools Ihre Zielgruppe erreichen
  • Warum früher oder später ein Learning Management System (LMS) die richtige Lösung sein kann
  • Welche Fragen Sie sich beim Einführen eines LMS stellen sollten

E-Learning: Hoch im Kurs

Dass digitale Lerninhalte die Weiterbildung in Unternehmen maßgeblich bestimmen werden, darüber herrscht schon lange ein allgemeiner Konsens. Die Coronapandemie und die damit verbundene Notwendigkeit zum dezentralen Lernen im Home-Office hat diesen Trend noch weiter beschleunigt.

Nicht umsonst rückt E-Learning auch bei kleineren Unternehmen immer mehr in den Fokus. Und selbst Einsteiger können mittlerweile digitale Lerninhalte schnell und kostengünstig erstellen: PowerPoint, ein aktuelles Smartphone, ein günstiges Mikrofon – viel mehr braucht es heutzutage nicht, um die ersten multimedialen Trainings zu produzieren.

Egal auf welche Lernformate man dabei setzt, ob in-house produziert, vom spezialisierten Dienstleister individuell entwickelt oder fertig von der Stange gekauft, am Ende des Tages stellt sich immer die Frage, wie man die Inhalte möglichst komfortabel den Lernenden zur Verfügung stellen kann.

Viele Wege führen zum Lernenden

Bei der Distribution von Lerninhalten gibt es zahlreiche Wege. Ganz banal fängt es mit einer E-Mail an, mit der man Dateien an einzelne Personen oder größere Mailverteiler schicken kann. Bei größeren Dateien bietet es sich an, dass die Mitarbeitenden über den eigenen Firmenserver oder Cloud-Systeme darauf zugreifen. Wer besonders auf Video oder Audioinhalte setzt, der kann auch die Nutzung von spezialisierten Plattformen (YouTube oder vimeo für Video, Libyn oder Podigee für Audio) in Erwägung ziehen.

All diese Beispiele haben aber einen wesentlichen Nachteil: Ihnen fehlt der Rückkanal, über den der oder die Trainingsverantwortliche detaillierte Informationen zur Nutzung der Inhalte abrufen kann. Wer hat wann welches Training geöffnet? Haben die Lernenden den Abschlusstest bestanden? Welche Inhalte wurden besonders intensiv genutzt? All das bleibt unklar. Spätestens wenn Trainings anstehen, die einer Nachweispflicht bedürfen, z.B. bei sicherheitsrelevanten Themen, braucht man Distributionskanäle mit deutlich größerem Funktionsumfang. Wer es also ernst meint mit E-Learning, der kommt an einem professionellen Learning Management System (LMS) i.d.R. nicht vorbei.

Das LMS – die Schaltzentrale der digitalen Weiterbildung

Ein LMS ist in allen Unternehmen, in denen E-Learning fest in der Lernkultur verankert ist, der Dreh- und Angelpunkt der Weiterbildung. Dabei handelt es sich um Software, die speziell für das Verwalten, Distribuieren und Monitoren von digitalen Lerninhalten programmiert wurde. In das LMS werden Dateien in den Formaten SCORM oder xAPI oder auch einzelne Medien wie PDFs und Videos hochgeladen. Die Lerninhalte können dann zu Kursen oder umfangreichen Lernstrecken zusammengestellt und den Lernenden zugewiesen werden.
Häufig ist im LMS eine Seminarverwaltung integriert, um auch Präsenzveranstaltungen darüber zu koordinieren. Somit kann auch ein Blended Learning Szenario zentral über nur ein System verwaltet werden. Die Lernenden können sich je nach System entweder über den Browser in das LMS einloggen oder das LMS wird als eigenständiges Programm lokal installiert. Mittlerweile sind auch App-Versionen für die Nutzung auf mobilen Endgeräten gang und gäbe. Dadurch wird nicht nur Lernen unterwegs möglich, häufig können die Inhalte in der App auch offline genutzt werden – ein deutliches Plus an Flexibilität.
Für die Abteilungen HR und L&D haben Learning Management Systeme den Vorteil, dass sämtliche Lernaktivitäten zentral geplant und detailliert ausgewertet werden können. Bis auf den einzelnen Lernenden runtergebrochen erfährt man beispielsweise, welcher Kurs bereits begonnen, abgeschlossen oder bestanden wurde – das ist vor allem dann wichtig, wenn es sich, wie bereits erwähnt, um nachweispflichtige Inhalte handelt.

Das richtige LMS – Tipps zur Auswahl

Die Auswahl an Learning Management Systemen auf dem Markt ist groß. Von günstigen, aber oft unflexiblen Einsteiger-Lösungen bis hin zu individuell konfigurierbaren Programmen für die Bedürfnisse eines weltweit agierenden Konzerns – alles ist möglich. Natürlich ist der Funktionsumfang ein wesentlicher Faktor was die anfallenden Kosten angeht. Es stellt sich also die Frage, welche Funktionen für das eigene Unternehmen essentiell sind und welche (auch langfristig) verzichtbar sind. Ist dies geklärt, gilt es abzuwägen, welches LMS am besten zu den Anforderungen passt. Welches die erforderlichen Funktionen bereits standardmäßig anbietet oder wo noch kostenpflichtige Individualisierungen notwendig sind.

Die folgenden Kriterien können helfen, sich über die eigenen Anforderungen im Klaren zu werden:

  • Userverwaltung: Wie viele User-Typen (z.B. Administratoren, Autoren, Kursleiter, Lernende etc.) soll es zukünftig geben und welche bzw. wie viele Rollen bietet das LMS an?
  • Flexible Workflows: Inwiefern kann das LMS an die internen Workflows und Prozesse angepasst werden?
  • Seminarverwaltung: Sollen auch Präsenztrainings über das LMS abgewickelt werden?
  • Schnittstellen: Ist eine Anbindung an andere Systeme, z.B. eine HR-Software, notwendig und sind die entsprechenden Schnittstellen vorhanden?
  • Hosting: Kann das LMS, sofern erforderlich, auch auf den firmeneigenen Servern installiert werden? Bei einer Cloud-Lösung: Wo stehen die Server und ist der Betrieb konform zu den Vorgaben der Unternehmens-IT?
  • Mobiles Lernen: Sollen die Mitarbeitenden mobil auf das LMS zugreifen? Wenn ja, ist die Darstellung der Inhalte responsiv und gibt es eine App-Version?
  • Corporate Design: Kann der Look&Feel des LMS an die Unternehmens-CI angepasst werden?
  • Lizenzmodell: Für das Aufsetzen, Installieren und Schulen des Learning Management System fallen i.d.R. einmalige Initialkosten an. Die eigentliche Nutzung des LMS wird dann meist in Form von Lizenzen (Einzellizenzen pro User oder in Paketen) monatlich oder jährlich abgerechnet. Service und Wartung sind entweder jährlich (on-premise) zu entrichten oder aber Bestandteil des Userpreises (cloud).

Die Überlegungen bei der Anschaffung eines LMS sind umfangreich und die Entscheidung bedarf sicher einiges an Vorbereitungszeit. Dieser Aufwand wird dann aber im Idealfall mit einer Software belohnt, die einem über viele Jahre die Bildungsarbeit erleichtert und dadurch hilft, die Kosten langfristig zu reduzieren und nachhaltig erfolgreich zu sein. Eine erste Hilfestellung bei der Recherche nach dem passenden LMS bietet die Marktübersicht, die in unserem E-Learning StarterPack zu finden ist. Darin finden Sie natürlich auch das youknow Learning Management System, zu dem wir Sie gerne detailliert beraten.

Die Verwandten des LMS

In den letzten Jahren haben sich aus den klassischen Learning Management Systemen noch einige neue Lösungen mit erweiterten Funktionen entwickelt. So stößt man bei der Recherche schnell auf sog. LCMS: Learning Content Management Systeme. Sie vereinen ein LMS mit einem CMS. Wesentlicher Unterschied ist, dass der/die Trainingsverantwortliche im LCMS auch selbst Lerninhalte erstellen kann, da Funktionen eines sog. „Autorentools“ , wenn auch in abgespeckter Version, integriert sind. Ein LCMS kann für Trainingsverantwortliche interessant sein, die auf einfache Art und Weise kleine Lerneinheiten oder Tests zu bestehenden Inhalten erstellen möchten, ohne auf ein komplexes und evtl. teures Autorensystem zurückgreifen zu wollen. Auch wenn die Mitarbeitenden selbst Lerninhalte erstellen sollen – man spricht hier von „User-generated Content“ – kann ein LCMS helfen. Oft steckt gerade in den Mitarbeitenden viel Wissen über Prozesse und Abläufe in einem Unternehmen, die sonst nirgendwo zu finden sind. Hier bringt das Thema User-generated Content ganz neue Möglichkeiten.

Immer mehr verbreiten sich auch Learning Experience Plattformen, kurz LXP. Diese innovative Ausprägung eines LMS möchte, wie der Name bereits verrät, das Lernen zum „Erlebnis“ werden lassen. Möglich wird dies durch eine umfassende Analyse des Nutzerverhaltens, die weit über die eines klassischen LMS hinausgeht. Auf Basis dieser Daten und mittels künstlicher Intelligenz passt die Plattform die Inhalte individuell an die Bedarfe der Lernenden an. Ziel ist es, den Lernenden passgenauere Informationen bereitzustellen und Ihr Involvement mit den Inhalten zu steigern. Eine LXP bietet sich also dort an, wo die Zielgruppe sehr heterogen ist.

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Ken Weid, Senior Account Manager

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